如何充分利用70％的时间管理咨询人员培训

科技公司的首席执行官每年平均工作300天，每天工作14个小时。一年就是4,200个小时。此统计数据与大多数高科技公司的经理和初创公司的员工没有太大不同。 4200小时听起来很多，但是对于许多人来说，这仍然不够。在这里，将近30％的时间用于发送和接收电子邮件。另外三分之一用于会议。研究表明，这段时间有一半以上被完全浪费掉了。您可以研究典型的CEO时间表。您会发现70％的时间表都不是最佳的。我自己的经验也表明了这一点。在作为合作伙伴加入FirstRound之前，我曾是LiveOps等三家公司的联合创始人兼首席执行官。如今，我每周都会与数十家公司的创始人会面，以帮助他们发展团队并提高自身和员工的生产力。他们还了解，应该利用每小时来推动公司前进，创造优质产品，进行谈判并雇用员工。仅时间是不够的。所以我该怎么做？今年，我在年度CEO峰会上度过了几个星期，但也借此机会与几个老朋友见面，并与他们讨论了超人在管理时间方面的问题。我的目标是找出他们如何充分利用每个工作时间的提示和技巧以及使用的便捷软件。我将自己和他们的经验总结为以下八种策略，它们可以帮助我们避免浪费时间和错过任何机会。 1.不说当您的公司变得非常认真时，您会遇到更多的麻烦。许多人会通过LinkedIn和电子邮件与您联系。他们将和您一起喝咖啡并要求您的帮助。这真是酷刑。就像您的儿时朋友一样，您几乎记不起他的名字，但是他希望您向他介绍Facebook上所有有影响力的朋友。然后，您必须说：ldquo，否。很难拒绝别人。毕竟，因为您想退货，所以有很多人为您提供帮助。但是，您在这方面必须有一个底线，我将教您一些更简单的说不的方法。试试这个“无模板短划线”，它是罐头答复，适合您要说不的任何一般情况。我首先从MarkSuster听说过这种做法。他是一位企业家和投资者。这种方法节省了我无数的时间，极大地减轻了我的焦虑感。举个例子：你好，比尔，很高兴收到您的消息。我希望你一切都好。我很幸运我的公司发展顺利，但是现在我的职业生涯承受着巨大的压力。我经常去参加一些社交活动，但最近恐怕不太方便。祝好乔什这样的答复可以节省您的时间和精力。您不必一次又一次地回复相同的内容。最重要的是，他们不会再与您联系。这种治疗非常机智，对情况进行了如实的解释，但请记住说话死气沉沉，不要留下任何机会，然后让他们再次上门。使用此批处理模板，您可以对销售员说不。在投资者会议上，如果您不想再投资，可以拒绝。投资者会有很多建议。您不必全部执行它们。董事会将有非常随机的要求。您不必同意他们。针对这些情况，一一写下模板，包括LinkedIn上的回复消息。包括您失散已久的朋友发送电子邮件以请求会议回复。最后，您一定会使用它们2。成为未使用SaneBox的人的推荐电子邮件忍者，我是它的粉丝，它是如此简单。它有点像GooglePriorityMailbox，功能非常强大，并且可以在iPhone上正常运行。它建立一个批处理文件夹，该文件夹可以自动存档批量邮件。那些您无需亲自阅读的电子邮件，您将永远不会看到。它很准确，可以节省很多时间。我认识的大多数首席执行官都是清理收件箱的高效专家。想象一下如何处理邮政邮件。您拿起您的字母，看着它们，然后放下它们，捡起它们，放下它们，然后一次又一次地？这简直太疯狂了。但是，我们大多数人都是以这种方式处理电子邮件。我观察到的电子邮件忍者将使用三种方法：24/7。您的邮箱始终处于打开状态，一旦收到邮件，您将对其进行处理。您非常负责，但是在这种情况下，您将很难专注于那些需要考虑的项目。批量处理。您将检查您的em每天进行两次到四次，并立即完成所有操作。助理。您有专职或虚拟助手来帮助您检查电子邮件，标记真正重要的消息并提醒您需要立即处理的事情。当然，在这种情况下，您需要创建一个私人收件箱，但这可以使您的生活焕然一新。如果您没有助理，建议您使用第二种方法：批处理。它使您可以专注于在需要时处理电子邮件，而其他任务也可以得到应有的重视。频繁的切换工作将使您无所事事。提高电子邮件处理技能的另一种方法是安装一组插件。有一个像Asana这样的任务管理器，它使您可以将电子邮件移进或移出任务管理器。这是清空收件箱并将邮件留待以后处理的快速方法。经验法则：如果您可以在两分钟内回复或处理电子邮件，则可以立即处理。如果要花费两分钟以上的时间，请将其移至任务管理器以进行后续处理。执行此操作时，您还将优先处理各种任务和电子邮件，而不必花费时间在收件箱中对其进行处理。我听说有人说使用Gmail的键盘快捷键可以节省30％的时间。 Gmail还提供了一项设置，只要您单击发送，邮件就会被自动存档，因此您的收件箱每天都是干净的。最后，也许最有用的是TextExpander或其他快捷键输入程序。它只需要输入一些设置的短语，就可以神奇地填写整个电子邮件。 3.管理您的能量以前，普通人每天要走12英里。但是现在我们坐得更多。我们坐了太久了。这太糟糕了，HarvardBusinessReview研究发现，久坐的危害可与吸烟媲美。如果您从事高科技行业，那么平均每天要坐9.3个小时。这比睡觉时还要长。作为人类，我们自然需要锻炼。这对我们的健康和效率至关重要。这里有三个提示：七分钟的锻炼方法。这已经被科学证明。纽约时报也提到了这一点。在7分钟内做12次动作，结果非常有效。步行会议。几乎每个人都有一对一的面对面会议。建议将这种会议改为步行，而不是坐在会议室或咖啡店中。站立的书桌。现在，许多办公室提供了这种办公方法。研究表明，站在办公室可以减少患心脏病和癌症的风险，并可以提高情绪和机敏性。如果您真的喜欢日常运动，可以尝试跑步机或自行车桌。能量的管理不仅是身体上的，而且还包括理解自己的心理节奏。我们都知道睡眠的规律以及深度睡眠和健康的REM周期的重要性。但是我们经常忽略每天发生的人体节律。要利用上升周期，您必须像运动员一样安排时间表。全天花一到两个最敏感的时间，为您度过三个最重要的时刻。他们在早上讨论了最需要创意的项目。研究表明，大多数人在早上都是创新的。处理电子邮件，然后召开例行会议，这一天的最后工作仍然是处理电子邮件。请注意，这些事项之间要有休息时间，以确保切换到每个任务时都能达到状态。当您想休息时，您需要休息一下。去散散步，听舒缓的音乐，做一些与工作无关的事情。与同事聊天后，您还可以发现他们工作以外的事物。 4.创建执行手册对于重复了三遍以上的任何工作，请详细记录下来。制定一份执行手册，并交给其他人去做，以便他们可以完全相同的方式完成它。要制作本手册，不要让人们问下一步是什么或由谁负责。这也是Uber快速扩张的原因。他们已经发展到70多个城市并占领了市场。他们是如何做到的呢？执行手册。每次去城市时，他们都会手头有一份清单，其中包含所有要做的事情，只需要进行很小的区域调整。他们练习了很多次，进行了测试，最后制定了完整的执行手册。因此，现在他们只需要执行，就像用钥匙打开门一样容易。 ldquo，那些成功的人善于做记录。但是，创业公司还不够。我见过的最成功的初创公司在早期就提出了系统的共同行动和核心业务，并养成了习惯。 5.您在会议之外获得了多少次收获？你和某人开会。这次会议对您的公司非常重要，但是您找不到改善与该人的关系的方法吗？他可能是你的事。开发合作伙伴，客户或任何人。会议的内容可能不容易理解。当您走出会议室时，您会忘记他们所说的话。给他们留下深刻印象的机会似乎很小。要打破僵局，您需要了解他们的专业挑战。如果您不知道，那就问他们。假设您处于B2B环境中，客户对客户的要求是什么？你能为他们做什么？ Ldquo，我们当中有多少人可以列出客户的三大职业挑战？要真正充分利用会议，您必须在私人和工作之间架起一座桥梁。您不需要深入，只需询问您最近是否去度假。然后写下他们的答案。在会议之外，创造条件以加深对该人的了解并加深您的关系。例如，如果他喜欢骑自行车，他可以向他推荐一条您知道的骑行路线。这将产生变革性的变化。 6.优化内部会议初创公司通常会举行许多会议。太多了。减少它。最简单的方法是消除这些状态报告。您无需经常与团队成员会面，只需听听他们报告项目进度即可。让他们写下来。将其放在GoogleDoc中，让每个人每周阅读一次。在做出决定之前，切勿离开会议。当涉及决策会议时，请迅速做出可逆的决定。大多数决定在初创企业中都是可逆的，但是我们花太多时间思考。将人员聚集在一起，并使用合适的数据和合适的人员，您可以快速做出决策。除非是真正不可逆转的决定，否则请在所有决策会议上执行此操作。